KI-Projekte priorisieren: So bringen inhabergeführte Unternehmen Ordnung in ihre KI-Vorhaben
Von Igor Wewers, edge//runner, Düsseldorf
Kurz gesagt
Sammeln Sie jedes KI-Vorhaben auf einer Seite und notieren Sie zu jedem, was es bringt, was es braucht und wovon es abhängt. Suchen Sie dann, welche Grundlagen mehrere Vorhaben teilen, und legen Sie danach die Reihenfolge fest. Bringen Sie ein Vorhaben in den Einsatz, bevor das nächste beginnt.
Warum sich KI-Vorhaben stauen
In vielen inhabergeführten Unternehmen hat die KI längst angefangen. Mitarbeitende probieren etwas aus, jemand hat einen Chatbot gebaut, ein Prototyp liegt halb fertig herum, und im Kopf des Inhabers steht eine Liste, die niemand sonst kennt. Jedes Vorhaben für sich ist vernünftig. Zusammen entsteht ein Stau, weil niemand sieht, welches zuerst kommen sollte und welche gemeinsame Arbeit sich teilen lässt.
Die Methode unten ist die, mit der ich bei edge//runner arbeite. Sie braucht kein Werkzeug außer einer Seite Papier oder einer Tabelle.
Die Methode in fünf Schritten
Schritt 1: Alles sammeln
Schreiben Sie jedes Vorhaben auf, auch angefangene, vergessene und unausgegorene. Ein Vorhaben pro Zettel, ein Satz pro Zettel. Fragen Sie auch die, die tatsächlich damit arbeiten. Der Inhaber kennt selten alle.
Schritt 2: Zu jedem drei Dinge notieren
Was es bringt: eingesparte Stunden, schnellere Antworten, eine erfüllte Pflicht. In Ihren eigenen Worten und, wo Sie es wissen, in Ihren eigenen Zahlen.
Was es braucht: Daten, Zugänge, Menschen, Software, Zeit.
Wovon es abhängt: von einem anderen Vorhaben, von einem Termin, von einer einzelnen Person.
Schritt 3: Gemeinsame Grundlagen finden
Legen Sie die Zettel nebeneinander und suchen Sie, was mehrfach vorkommt. Wenn drei Vorhaben dieselben Kundendaten brauchen, ist das Aufräumen dieser Daten kein viertes Vorhaben, sondern die Grundlage der drei.
Schritt 4: Die Reihenfolge festlegen
Zuerst kommt, was einen festen Termin hat. Dann, was fast fertig ist. Dann die Grundlage, auf der mehrere andere stehen. Was von nichts abhängt und wenig bringt, wartet. Schreiben Sie zu jedem Platz einen Satz Begründung.
Schritt 5: Eines nach dem anderen fertigstellen
Fertig heißt: im Einsatz, mit einem Namen, der dafür zuständig ist. Erst danach beginnt das nächste. Das wirkt langsamer als alles gleichzeitig, aber es endet mit etwas, das jemand benutzt. Wie schnell es geht, hängt von der Größe der Vorhaben ab, nicht von einem festen Takt.
Das Beispiel: sechs erfundene Vorhaben
Hier sechs Vorhaben, wie sie in vielen Firmen auf dem Tisch liegen, durch die Methode geführt. Die Firma und alle Angaben sind ausgedacht, sie zeigen nur, wie die Überlegung läuft.
| Zettel | Bringt | Braucht | Hängt ab von |
|---|---|---|---|
| Anrufe am Morgen | Weniger verpasste Anrufe vor Arbeitsbeginn | Sprachassistent, Regeln für Rückruf und Weiterleitung | Kundenstamm und Terminkalender an einem Ort |
| Angebote, die warten | Schnellere Angebote | Vorlagen, Preislisten, Freigabe durch den Inhaber | Kundenstamm und Preise an einem Ort |
| E-Rechnung ab Januar | Eine gesetzliche Pflicht ist erfüllt | Rechnungssoftware, die das Format kann, ein Weg für eingehende Rechnungen | Einem festen Termin |
| Wissen der Altgedienten | Erfahrung bleibt im Haus, wenn jemand geht | Gespräche, Aufschreiben, ein Ort zum Wiederfinden | Der Zeit der Betroffenen |
| Ein Chatbot, den keiner nutzt | Heute nichts | Die Entscheidung, ob er weiterlebt | Einer gepflegten Wissensgrundlage |
| Prototyp bei 60 Prozent | Fast fertig, Aufwand bis zum Einsatz überschaubar | Eine Liste dessen, was fehlt | Einer Person, die ihn zu Ende bringt |
Was die Zettel teilen
- Zwei Zettel (Anrufe, Angebote) brauchen saubere Kunden- und Preisdaten an einem Ort. Das ist die erste gemeinsame Grundlage.
- Zwei Zettel (Wissen der Altgedienten, der Chatbot) brauchen eine gepflegte Wissensgrundlage. Der Chatbot ist vermutlich nicht an der Technik gescheitert, sondern daran, dass nichts Verlässliches drinsteht.
Die Reihenfolge und warum
Schritt 1: E-Rechnung
Sie hat einen festen Termin. Welcher Termin für Ihr Unternehmen gilt, steht im Artikel E-Rechnung ab 2027.
Schritt 2: Prototyp bei 60 Prozent
Er ist fast fertig. Ein schneller Abschluss zeigt, dass das Verfahren funktioniert.
Schritt 3: Angebote, die warten
Dabei entsteht die Grundlage aus Kunden- und Preisdaten, auf der später die Anrufe aufbauen.
Schritt 4: Anrufe am Morgen
Setzt die Daten aus Schritt 3 voraus. Ein Sprachassistent muss sich zu Beginn als KI zu erkennen geben, mehr dazu in KI-Verordnung: Pflichten.
Schritt 5: Wissen der Altgedienten
Dauert am längsten und lebt von den Menschen. Es beginnt früh im Gespräch, auch wenn die Umsetzung später kommt.
Schritt 6: Der Chatbot
Erst wenn die Wissensgrundlage steht, lohnt die Entscheidung, ob er weiterlebt oder abgeschaltet wird.
Ihre Reihenfolge wird anders aussehen, weil Ihre Zettel andere sind.
Checkliste
- Steht jedes Vorhaben auf genau einem Zettel, auch die angefangenen?
- Steht zu jedem, was es bringt, was es braucht und wovon es abhängt?
- Haben Sie nachgesehen, welche Grundlagen mehrere Zettel teilen?
- Hat jeder Zettel mit festem Termin seinen Platz ganz vorn?
- Steht zu jedem Platz in der Reihenfolge ein Satz Begründung?
- Hat das erste Vorhaben einen Namen, der dafür zuständig ist?
- Ist festgelegt, woran Sie erkennen, dass es fertig ist?
Wenn Sie das mit Ihren eigenen Vorhaben durchgehen möchten: Ich spreche eine Stunde mit Ihnen und lege danach die Übersicht an. Der Audit ist kostenlos, und die Übersicht gehört Ihnen, auch wenn wir nicht weiter zusammenarbeiten.
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