E-Rechnung ab 2027: Was der Mittelstand jetzt tun muss
Von Igor Wewers, edge//runner, Düsseldorf
Kurz gesagt
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen können. Ausstellen müssen Sie sie ab dem 01.01.2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und ab dem 01.01.2028 in jedem Fall. Ein PDF per E-Mail zählt dann nicht mehr als E-Rechnung.
Die Fristen unten habe ich am 02.10.2026 gegen das Gesetz und die FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF) geprüft. Dies ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Quelle |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Mail-Adresse genügt dafür. | BMF-FAQ |
| 01.01.2025 bis 31.12.2026 | Übergang: Rechnungen dürfen weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format (zum Beispiel PDF) ausgestellt werden. | § 27 Abs. 38 UStG |
| 01.01.2027 | Ausstellen müssen E-Rechnungen alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) mehr als 800.000 Euro betrug. | § 27 Abs. 38 UStG |
| 01.01.2028 | Ausstellen müssen E-Rechnungen alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. | § 27 Abs. 38 UStG |
Die Grenze ist im Gesetz so gefasst: Die verlängerte Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 gilt, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Wer 2026 darüber liegt, muss also schon ab dem 01.01.2027 ausstellen. Die Regelung geht auf das Wachstumschancengesetz zurück, das § 14 UStG geändert hat.
Was eine E-Rechnung ist
Formate, die das Finanzministerium nennt
- XRechnung, ein reines XML-Format.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
- Andere Formate, die EN 16931 entsprechen.
Nach der BMF-FAQ erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Bei ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich, nicht die Bildansicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
Was nicht mehr zählt
Ein einfaches PDF, auch per E-Mail verschickt, ist keine E-Rechnung. Es gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur während der Übergangsfristen noch zulässig (BMF-FAQ).
Wer ausgenommen ist
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber seit 2025 empfangen können (BMF-FAQ).
- Rechnungen an private Endkunden fallen nicht unter die Pflicht (BMF-FAQ).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind ausgenommen (BMF-FAQ).
Aufbewahren müssen Sie E-Rechnungen acht Jahre lang im Originalformat mit den strukturierten Daten (BMF-FAQ).
Was Sie jetzt tun können
Schritt 1: Ihren Umsatz 2026 einordnen
Liegt der Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, gilt für Sie der 01.01.2027. Liegt er darunter, der 01.01.2028. Die Zahl nennt Ihnen Ihre Steuerberatung.
Schritt 2: Den Eingang prüfen
Empfangen müssen Sie schon heute. Gibt es eine Adresse, die E-Rechnungen annimmt, und weiß jemand, was damit geschieht? Eine bloße E-Mail-Ablage reicht technisch, aber nicht für eine ordentliche Weiterverarbeitung.
Schritt 3: Die Ausgangsrechnung klären
Kann Ihre Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen? Wenn nicht, fragen Sie den Hersteller nach Termin und Kosten, bevor der Termin näher rückt.
Schritt 4: Eine Testrechnung senden und empfangen
Ein Probelauf mit einem Geschäftspartner zeigt Fehler im Format, bevor sie für die Vorsteuer relevant werden.
Schritt 5: Jemanden zuständig machen
Ein Name für Eingang, einer für Ausgang, ein Datum für den ersten Probelauf.
Wenn Sie mehrere solcher Vorhaben gleichzeitig tragen, hilft eine feste Reihenfolge. Wie das geht, steht in KI-Projekte priorisieren.
Die E-Rechnung ist ein typischer Zettel, der einen festen Termin hat und deshalb zuerst kommt. Wenn Sie wissen möchten, wie sich das mit Ihren übrigen Vorhaben ordnen lässt, sprechen wir eine Stunde darüber. Das Gespräch kostet nichts.
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